Geschäftsprozessautomatisierung
Arbeit, die heute eine Person macht, indem sie Daten zwischen zwei Systemen kopiert, jede Woche, in derselben Reihenfolge. Solche Arbeit lässt sich meist genau beschreiben, also auch als Code schreiben.
Was dazugehört
- Datensätze zwischen Werkzeugen abgleichen, die nicht miteinander sprechen
- Geplante Jobs: Berichte, Abstimmungen, Erinnerungen, Aufräumarbeiten
- Webhook-Empfänger mit Signaturprüfung und Schutz gegen Wiederholungen
- Dokumente und Rechnungen aus echten Daten erzeugen
- Benachrichtigungen, die die richtige Person mit dem richtigen Kontext erreichen
Wann das nötig ist
Wenn jemand eine Aufgabe in Schritten beschreiben kann und sie seit Monaten von Hand macht. Wenn dieselbe Zahl in drei Systeme getippt wird. Wenn ein Monatsbericht zwei Tage Dateisammeln bedeutet.
Auch wenn eine Automatisierung existiert, ihr aber niemand traut, sodass der manuelle Prozess parallel weiterläuft.
Typische Schwachstellen in bestehenden Systemen
- Kein Schutz vor Wiederholungen. Der Anbieter sendet einen Webhook erneut, und dieselbe Bestellung oder Rechnung entsteht doppelt. Wir machen jede Verarbeitung idempotent: Eine Wiederholung bewirkt nichts.
- Ausfälle, die niemand bemerkt. Eine Synchronisierung stoppt im März und fällt im Juni auf – mit drei Monaten Daten zum Nacharbeiten. Wir überwachen jeden automatisierten Ablauf und alarmieren bei Fehlern.
- Passwörter in geteilten No-Code-Tools. Wer das Tool öffnen kann, hat Zugriff auf Ihre Systeme. Wir verlagern Zugangsdaten in einen Secret Store mit minimalen Rechten.
- Einen fehlerhaften Prozess automatisieren. Das Chaos läuft dann nur schneller. Wir klären den Ablauf zuerst mit den Menschen, die ihn ausführen, und automatisieren dann die Version, die funktioniert.
Was wir tun
Wir kartieren den Prozess mit der Person, die ihn ausführt, samt der Ausnahmen, die sie ohne Nachdenken behandelt. In diesen Ausnahmen liegt meist der Wert.
Dann bauen wir so, dass jeder Lauf aufgezeichnet wird, jeder Fehler sichtbar ist und ein zweiter Lauf keine Daten beschädigt.
Projektablauf
- Prozesskartierung, schriftlich festgehalten und bestätigt, bevor gebaut wird
- Ein erster Ablauf läuft neben dem manuellen Prozess, bis ihm vertraut wird
- Protokollierung und Alarme, damit innerhalb von Minuten klar ist, wenn er stoppt
- Übergabe mit Zugangsdaten in Ihren Konten und dokumentierter Rotation
Welche Aufgabe passiert jede Woche von Hand?
Beschreiben Sie sie wie einer neuen Kollegin. Das genügt für den Zuschnitt.